Übertragen auf den Messeauftritt bedeutet das: Je nachdem wie groß die Messe ist und wo sie stattfindet muss die Vorbereitungszeit angepasst werden. Dennoch gibt der folgende Countdown eine gute Übersicht über die zu erledigenden Aufgaben:
1. Phase: Schaffen Sie eine Basis
6 bis 12 Monate vor dem Messetermin:
Herzlichen Glückwunsch – Sie haben sich entschieden einen der wichtigsten Kommunikationskanäle zu nutzen und werden Aussteller auf einer Messe. Auch wenn es so scheint als ob Sie noch ewig Zeit bis zum Start der Messe haben, lassen Sie sich nicht täuschen. In der ersten Phase schaffen Sie sich ein zuverlässiges und stabiles Fundament für den Messeauftritt.
Folgende Aufgaben müssen erledigt werden:
- Messeziele: Als ersten und wichtigsten Schritt legen Sie ihre Messeziele fest. Was möchten Sie mit der Messeteilnahme erreichen? Welche Produkte/Dienstleistungen wollen Sie präsentieren? Welche Eigenschaften und Kompetenzen unterscheiden Sie von Ihren Mitbewerbern?
Auf all diese Fragen müssen Sie eine Antwort haben, denn sie haben unmittelbaren Einfluss auf Ihre weitere Planung. - Messebudget: Legen Sie Ihr Messebudget fest. Dieser Schritt ist enorm wichtig um mit der Messeteilnahme kein wirtschaftliches Risiko einzugehen. Seien Sie bei diesem Schritt realistisch und lassen Sie sich von einem vermeintlich kleinen Budget nicht einschüchtern. Um einen erfolgreichen Messeauftritt zu realisieren, muss kein kostenintensiver Messebau genutzt werden. Kompakte und mobile Stände sind mit der richtigen Gestaltung ebenfalls effizient.
- Projektteam: Klare Verantwortlichkeiten sind wichtig. Dies ist nicht nur auf interne Teammitglieder bezogen, sondern schließen Sie externe Partner ein. Full Service Anbieter übernehmen einen Großteil der Planung und Logistik für Sie und sind Ihr Ansprechpartner außerhalb der eigenen Firma.
- Messeunterlagen: Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit Ihren Messeunterlagen und lesen Sie diese gut durch, denn die Auswahl die Sie hier treffen hat Auswirkung auf Ihre Standgestaltung.
2. Phase: Gehen Sie in die Detailplanung
6 bis 3 Monate vor dem Messetermin:
Während in der ersten Phase die Rahmenbedingungen geschaffen wurden, ist die zweite Phase die wichtige Planungsphase. Hier müssen Sie sich auf die getroffenen Entscheidungen verlassen und das Standkonzept im Rahmen der Budgetplanung planen. Gleichzeitig müssen Sie ihr Projektteam koordinieren und die anfallenden Aufgaben verteilen:
- Messestand: Nachdem Sie sich mit den Anmeldeunterlagen auf einen bestimmten Standtyp und Standfläche festgelegt haben ist es nun an der Zeit ein geeignetes System zu finden. Dabei ist natürlich mehr als nur die Standfläche und der Standtyp entscheidend. Wichtig ist, ob Sie sich für ein mobiles und nachhaltiges Messesystem entscheiden oder den konventionellen Messebau bevorzugen. Kriterien zur Entscheidung sind natürlich auch, wo die Messe stattfindet und wie die Logistik funktioniert.
- Gestaltung: Mit der Auswahl eines geeigneten Messestands ist es jedoch nicht getan. Der Messestand ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens und muss entsprechend gestaltet werden. Dabei ist es wichtig die klaren Vorteile Ihres Unternehmens zu nennen damit jeder Besucher sofort versteht um was es geht und was er zu erwarten hat. Machen Sie sich gleichzeitig Gedanken darüber, wen Sie als Zielgruppe haben und wie sie innerhalb der Standfläche Ihre Exponate oder Dienstleistungen präsentieren wollen, z.B. durch den Einbau digitaler Elemente.
- Standpersonal: Der schönste Messestand ist nicht zielführend, wenn das Standpersonal nicht richtig vorbereitet ist. Die aktive Ansprache von Besuchern ist enorm wichtig. Die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“ sollte dabei ganz aus dem Sprachschatz verschwinden – nur mit offenen Fragen und klaren Anliegen kann die Kommunikation funktionieren. Gleichzeitig sind Produktschulungen enorm wichtig um eine kompetente Beratung sicherstellen zu können.
3. Phase: Der Countdown läuft
3 Monate vor Messebeginn:
Ab jetzt zählt der finale Countdown – der Tag der Messeteilnahme rückt immer näher. Wenn Sie in der Detailplanung fleißig waren, kümmern Sie sich jetzt um die logistischen Aufgaben und rühren die Werbetrommel:
- Administration: Wie kommt der Messestand zum Veranstaltungsort? Wie ist die Einsatzplanung des Standpersonals? All diese Fragen müssen Sie in der heißen Planungsphase beantworten. Dazu sind Partner extrem wichtig. Egal ob es sich um Kollegen oder Dienstleister handelt, ab sofort brauchen Sie verlässliche Partner, die die notwendigen Schritte für Sie übernehmen.
- Marketing: Sich für eine Messeteilnahme zu entscheiden und klare Ziele damit zu verfolgen ist wichtig – dennoch müssen diese Ziele bereits im Vorhinein unterstützt werden. Machen Sie, auch über die üblichen Kanäle des Messerveranstalters, z.B. Messekatalog, publik, dass Sie Aussteller sind. Laden Sie Kunden, Lieferanten und Partner zur Messe ein und starten Sie ihre Presseaktivitäten. Schaffen Sie gleichzeitig Leadmagneten (kleine, kostenlose Produkte) die Sie am Messestand einsetzen und die dazu dienen, Interesse zu wecken, damit der Besucher seine Kontaktdaten hinterlässt und für Sie eine nachgelagerte Chance bietet, einen neuen Kunden zu gewinnen.
4. Phase: Alles oder nichts - Die Messe startet
Nach einer längeren Planungsphase kommt nun endlich der Tag an dem die Messe startet. In den Messehallen herrscht Trubel, die Lautstärke ist hoch und dennoch sind Sie motiviert und gut vorbereitet: Sie knüpfen neue Kontakte, stärken die Reichweite Ihrer Marke und schaffen Aufmerksamkeit für Ihr neues Produkt.
Doch denken Sie daran – nach der Messe ist vor der Messe!
5. Phase: Die Nachbereitung beginnt
Ungefähr fünf Tage nach der Messe beginnen Sie mit der Nachbereitung. Alle Kontakte die Sie während der Messe gesammelt haben müssen nun bearbeitet werden bevor sie in Vergessenheit geraten. Durch die schnelle Kontaktaufnahme wird die Erinnerungswirkung hochgehalten und ein Kontakt kann in eine Conversion, z.B. ein Beratungstermin oder sogar ein Abschluss, umgewandelt werden.
Die Nachbereitung ist essentiell für den Erfolg einer Messe. Auch wenn zahlreiche Kontakte auf der Messe generiert werden, die Bearbeitung dieser Kontakte findet im Nachgang statt. Daher ist die letzte Phase der Messeteilnahme gleichzeitig die wichtigste.
Außerdem können wichtige Learnings aus Messeteilnahme festgehalten und für die nächsten Auftritte berücksichtig werden um stets eine Verbesserung zu erzielen. Insbesondere das Feedback ist das zentrale Element in dieser Phase, denn bei kaum einer anderen Marketingmaßnahme kann das Feedback so direkt und unmittelbar von Besuchern und Kunden ermittelt werden.
